Zoho Books
Contabilitate operațională și facturare într-un singur sistem
Zoho Books ține evidența facturilor emise și primite, a încasărilor, a plăților și a documentelor de achiziție pe aceleași date pe care lucrează vânzările.
Finanțe
Zoho Expense
Deconturi de cheltuieli fără hârtii și întârzieri
Zoho Expense transformă bonurile în deconturi digitale: angajatul fotografiază documentul, aplicația extrage datele, iar cheltuiala intră pe fluxul de aprobare configurat. Managerii aprobă de pe telefon, iar departamentul financiar primește deconturi complete, cu abaterile de la politica internă semnalate automat. Decontarea deplasărilor nu mai depinde de plicuri cu bonuri aduse la sfârșit de lună.
Zoho Expense conectat la restul aplicațiilor din companie
Funcționalități cheie
Ce face concret Zoho Expense
- Scanarea automată a bonurilor și facturilor, cu extragerea furnizorului, a datei și a sumei din imagine
- Reguli de politică internă care semnalează depășirile de plafon, cheltuielile duplicate și documentele lipsă
- Fluxuri de aprobare pe mai multe niveluri, în funcție de sumă, de departament sau de proiect
- Evidența deplasărilor cu kilometri parcurși, calcul pe baza traseului și diurnă configurabilă pe destinație
- Reconcilierea cheltuielilor cu extrasele de card corporativ, prin potrivirea automată a tranzacțiilor importate
- Cereri de deplasare și de avans, cu justificarea și regularizarea sumelor la întoarcerea angajatului
- Cheltuieli în valută cu conversie la cursul zilei și evidență separată pe fiecare monedă
- Aplicație mobilă cu funcționare offline, pentru fotografierea bonurilor și trimiterea decontului direct din deplasare
De ce Svennis
Cum implementăm Zoho Expense
Cele mai multe blocaje din deconturi vin din reguli nescrise, așa că prima etapă este transpunerea politicii de cheltuieli într-un set de reguli explicite. Configurăm apoi plafoanele, categoriile și traseele de aprobare, iar modul de înregistrare contabilă a cheltuielilor îl stabilim împreună cu contabilul dumneavoastră.
- Traducem politica internă de cheltuieli în categorii, plafoane și documente justificative obligatorii
- Configurăm fluxurile de aprobare pe structura reală de raportare, cu înlocuitori pentru perioadele de concediu
- Conectăm cardurile corporative și stabilim modul de decontare, de rambursare și de înregistrare a cheltuielilor
- Pilotăm o lună pe un singur departament, ajustăm regulile, apoi extindem pe toată compania
Scenarii tipice
Când are sens Zoho Expense
Companii cu echipe pe teren, unde bonurile ajung la departamentul financiar cu săptămâni întârziere
Firme cu deplasări externe frecvente și cheltuieli în mai multe valute, greu de regularizat manual
Organizații care alocă cheltuieli pe proiecte sau centre de cost și nu pot urmări bugetul în timp real
Integrări
Zoho Expense se conectează nativ cu Zoho Books, People, Payroll, Projects, Analytics și Cliq, iar cheltuielile aprobate ajung direct în evidența financiară sau pe proiectul corespunzător. Preia tranzacțiile de card de la băncile compatibile și se integrează cu platformele de rezervări de călătorie. Pentru programele de salarizare sau de contabilitate folosite local, construim exporturi structurate ori integrări prin API.
Întrebări frecvente
Ce ne întreabă cel mai des clienții
Aveți o întrebare care nu se regăsește aici? Scrieți-ne și vă răspundem în aceeași zi lucrătoare.
Bonul fotografiat înlocuiește documentul original?
Zoho Expense păstrează imaginea și datele extrase, dar regimul documentului justificativ în original îl stabiliți împreună cu contabilul, în funcție de politica firmei și de cerințele de arhivare. Noi configurăm sistemul astfel încât fiecare cheltuială să aibă documentul atașat și istoricul complet al aprobării.
Cât durează implementarea?
Pentru o companie cu o politică de cheltuieli deja formalizată, între două și patru săptămâni, incluzând configurarea aprobărilor și instruirea angajaților. Dacă politica trebuie mai întâi scrisă, adăugăm o etapă de lucru împreună cu departamentul financiar.
Angajații pot folosi aplicația în limba română?
Categoriile de cheltuieli, mesajele și textele fluxurilor de aprobare le configurăm în română, iar fiecare utilizator își poate alege limba interfeței dintre cele disponibile. Instruirea și materialele de utilizare le livrăm întotdeauna în română.
Se folosește frecvent împreună cu
Toate produseleZoho Invoice
Facturare profesională și încasare mai rapidă
Zoho Invoice acoperă tot drumul de la ofertă la încasare: estimare, factură, memento de plată și link de plată online.
Finanțe
Zoho Inventory
Stocuri exacte, comenzi onorate la timp
Zoho Inventory ține evidența stocului pe depozite, loturi și serii și leagă comanda clientului de recepție, ambalare și expediere.
Finanțe
Demonstrație
Vedeți Zoho Expense configurat pe cazul dumneavoastră
Programăm o sesiune de 45 de minute în care pornim de la procesul dumneavoastră și arătăm exact ce ar însemna configurarea, migrarea datelor și integrările necesare.
